Datenschutzerklärung

4ROOMS („wir“, „uns“) betreibt eine Plattform für den Hotelbetrieb und diese Website. Wir gehen mit personenbezogenen Daten so um, wie wir Software bauen: das Minimum erheben, es korrekt halten und Sie nie überraschen. Diese Erklärung beschreibt, was wir erheben, warum, und welche Rechte Sie daran haben.

1. Für wen diese Erklärung gilt

• Website-Besucher: alle, die diese Website nutzen oder uns darüber kontaktieren.
• Kunden und ihre Teams: Hotels, die die 4ROOMS-Plattform nutzen, sowie die von ihnen angelegten Mitarbeiterkonten.
• Hotelgäste: deren Daten unsere Kunden in der Plattform speichern. Für Gästedaten ist das Hotel Verantwortlicher, und 4ROOMS handelt als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Hotels.

2. Was wir erheben

Auf dieser Website

• Kontaktformular: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Haus oder Unternehmen, das gewählte Thema und Ihre Nachricht, zusammen mit dem Zeitpunkt der Übermittlung.
• Bewerbungen: alles, was Sie an careers@4rooms.tech senden, etwa Ihren Lebenslauf und Portfolio-Links.
• Technische Grunddaten: übliche Serverprotokolle (IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten) zur Sicherheit und zum Betrieb der Website.

In der Plattform

• Kontodaten: Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen und Rollen der Hotelmitarbeitenden.
• Betriebsdaten: Reservierungen, Rechnungen, Belege und zugehörige Aufzeichnungen, die das Hotel im Geschäftsbetrieb erstellt; diese können Gästenamen, Kontaktdaten, Aufenthaltsdaten und Abrechnungsinformationen enthalten.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen Kunden- oder Gästedaten nicht für Werbung.

3. Wofür wir sie nutzen

• Um zu antworten, wenn Sie uns kontaktieren, und um von Ihnen angefragte Demos durchzuführen.
• Um die Plattform gemäß unserer Vereinbarung mit jedem Hotel bereitzustellen, abzusichern und zu unterstützen.
• Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa Steuer- und Rechnungsunterlagen, die Hotels aufbewahren müssen.
• Um das Produkt zu verbessern, wo immer möglich mit aggregierten oder anonymisierten Nutzungsdaten.

4. Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO oder vergleichbare Gesetze gelten, stützen wir uns auf: Vertrag (Bereitstellung der Plattform und Beantwortung Ihrer Anfragen), berechtigte Interessen (Sicherheit der Website, Produktverbesserung), rechtliche Verpflichtung (steuerliche Aufbewahrung) und Einwilligung, wo wir sie einholen, etwa für einen Newsletter, den Sie ausdrücklich abonnieren. In Indien behandeln wir personenbezogene Daten im Einklang mit dem Digital Personal Data Protection Act (DPDP).

5. Wo die Daten liegen und wer sie sieht

Die Daten werden bei renommierten Cloud-Infrastrukturanbietern in der Europäischen Union gehostet. Der Zugriff innerhalb von 4ROOMS ist rollenbasiert auf die Personen beschränkt, die ihn für Ihren Support benötigen. Wir geben Daten nur an Unterauftragsverarbeiter weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen (Hosting, E-Mail-Versand, Zahlungen), auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, oder wenn das Gesetz es verlangt. Wir geben die Daten eines Hotels niemals an ein anderes weiter.

6. Aufbewahrung

Kontaktnachrichten bewahren wir während des Schriftwechsels und für einen angemessenen Zeitraum danach auf. Bewerbungen bewahren wir für das Auswahlverfahren auf und löschen sie anschließend, sofern Sie uns nicht bitten, sie für künftige Stellen aufzubewahren. Plattformdaten werden so lange aufbewahrt, wie es die Vereinbarung mit dem Hotel verlangt, und danach gelöscht oder zurückgegeben – ausgenommen Unterlagen, die das Hotel gesetzlich aufbewahren muss (etwa Rechnungen).

7. Ihre Rechte

Je nach Wohnort haben Sie möglicherweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen. Schreiben Sie an privacy@4rooms.tech – ein Mensch wird antworten. Wenn Sie Gast eines Hotels sind, das 4ROOMS nutzt, wenden Sie sich zuerst an das Hotel: Als Verantwortlicher entscheidet es über Ihre Daten, und wir unterstützen es bei der Erfüllung Ihres Anliegens. Sie können sich außerdem bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde beschweren.

8. Cookies

Diese Website verwendet nur die Cookies, die für ihren Betrieb erforderlich sind. Wir laden Schriften und eine Skriptbibliothek von Drittanbieter-CDNs (Google Fonts, Cloudflare); Anfragen an diese Dienste unterliegen deren eigenen Datenschutzerklärungen. Wir setzen keine Werbetracker ein.

9. Sicherheit

Verschlüsselung bei der Übertragung, verschlüsselte Backups, rollenbasierter Zugriff und Audit-Protokolle sind auf der gesamten Plattform Standard. Kein System ist vollkommen sicher; sollte ein Vorfall Ihre Daten betreffen, informieren wir Sie und die zuständigen Behörden gesetzeskonform, klar und schnell.

10. Änderungen und Kontakt

Ändert sich diese Erklärung wesentlich, vermerken wir dies hier mit einem neuen Datum und informieren Kunden direkt. Fragen, Anliegen oder Beschwerden: privacy@4rooms.tech.